dnešním článku se podrobně podíváme na službu Caflou. Tento nenápadný nástroj z České republiky umí být totiž skvělým pomocníkem při řízení vaší firmy. Jaké má Caflou funkce, jak se s ním pracuje a kolik stojí? Všechny tyto informace se dozvíte na následujících řádcích.
🛡️ Důvěryhodnost služby Caflou - 10/10
Aplikace Caflou vznikla v roce 2016. Vyvinul ji podnikatel Petr Macek, který Caflou původně používal pro řízení své vlastní malé firmy. Postupem času se ukázalo, že má Caflou velký potenciál, a že by tento nástroj mohl pomoci i dalším podnikatelům.
Dnes je z Caflou plnohodnotná firma, která má tisíce zákazníků, a kterou používají podnikatelé i freelanceři z celé České republiky i ze zahraničí. Z původní verze, která měla jen několik funkcí, se stal nástroj, ve kterém zvládnete spravovat projekty a řídit firemní procesy i ekonomiku celé firmy.
Caflou je tedy důvěryhodná služba s dlouholetou tradicí.
📊 Funkce - 10/10
Caflou je nástroj, který obsahuje velké množství funkcí. Nedá se říct, že by to byl čistě projekťácký nástroj ve stylu Monday.com. V Caflou sice můžete spravovat projekty a úkoly, byla by ale škoda používat ho jen pro tyto účely.
Co všechno tedy Caflou umí? Zvládnete v něm řídit veškeré procesy týkající se vaší firmy. V Caflou najdete tyto funkce:
- evidence zákazníků - v Caflou můžete spravovat vaše firemní kontakty. Můžete si u nich vést záznamy o tom, v jakém stavu se aktuálně nacházejí. U kontaktů si můžete například nastavit status “spolupracujeme” nebo “spolupráce ukončena”.
- výkazy práce - díky výkazům budete mít přehled o tom, kolik hodin strávili vaši kolegové prací na konkrétních úkolech.
- řízení cashflow - v Caflou můžete řídit kompletní cashflow vaší firmy.
- fakturace - díky této funkci můžete vystavovat faktury za vaši práci.
- správa projektů a úkolů - Caflou obsahuje funkce pro projektový management, díky kterým můžete přidávat a managovat nové projekty a úkoly.
- měření času - s touto funkcí můžete přesně změřit, kolik hodin jste vy nebo vaši kolegové strávili prací na konkrétních úkolech.
- kalendář - v přehledném kalendáři uvidíte seznam všech úkolů a aktivit, které se vás nějakým způsobem týkají.
- soubory - na Caflou můžete přidávat různé soubory a sdílet je s vaším týmem.
- automatizace - v Caflou si můžete vytvářet automatické procesy a workflow, díky kterým systém vykoná práci za vás a ušetří vám čas.
Jak hodnotíme funkce Caflou? Caflou nabízí všechny důležité funkce, které můžete jako majitel či manager firmy potřebovat. Nabídka funkcí je tak široká, že nám chvílemi připadalo, jako kdyby někdo vzal několik různých nástrojů a spojil je dohromady - přesně takové je Caflou. Nabízí to nejlepší z nástrojů pro projektový management, CRM, cashflow a správy faktur. Není ovšem přeplácané a nabízí jen ty nejdůležitější funkce, které opravdu využijete.
Caflou se dá používat zvlášť jak pro projektový management, tak i pro řízení ekonomiky nebo vystavování faktur. Největší síla tohoto nástroje ale tkví v jeho komplexnosti a propojenosti. Proto vám doporučujeme využívat všechny funkce, které Caflou nabízí. Teprve pak objevíte jeho skutečnou sílu.
⚙️ Uživatelské prostředí - 9/10
Uživatelské prostředí nástroje Caflou je jednoduché a velmi dobře se v něm pracuje. Základem všeho je dashboard, ve kterém probíhá veškerá pracovní aktivita, a ve kterém také najdete všechny funkce.
Dashboard je přehledně rozdělený na tyto oblasti:
- Nástěnka - zde najdete přehledný graf týkající se cashflow a poslední aktivitu u vašich projektů a dalších věcí, které se vás nějakým způsobem týkají. Také tu najdete seznam vašich úkolů.
- CRM - v této sekci můžete přidávat a spravovat vaše firemní kontakty.
- Realizace - tady můžete spravovat vaše projekty a úkoly. Také zde najdete přehled výkazů práce a odpracovaného času.
- Ekonomika - z této sekce můžete ovládat vše, co se týká cashflow, dokladů, faktur a skladu.
- Kalendář - tady najdete seznam všech vašich aktivit a úkolů.
- Soubory - zde můžete nahrávat různé soubory (jako například faktury, obrázky, smlouvy nebo objednávky) a sdílet tyto soubory s kolegy.
Vlevo v dashboardu pak najdete menu, ze kterého můžete zařídit další věci. Můžete z něj například pohodlně a na jedno kliknutí vytvořit nový projekt či úkol, pozvat nové uživatele, nebo se podívat na platby a faktury, které jsou po splatnosti. Také si zde můžete psát s vašimi kolegy prostřednictvím živého chatu.
Uživatelské prostředí Caflou nás během testování velmi mile překvapilo. Na to, kolik Caflou umí funkcí, je dashboard rychlý a přehledný. Všechny funkce jsou schované tam, kde by je člověk intuitivně čekal, a na provedení většiny akcí stačí několik kliknutí.
Na jakých platformách je možné Caflou používat? Většina uživatelů používá Caflou ve webovém prohlížeči na adrese Caflou.cz. Aplikace běží v cloudu, takže není potřeba si nic stahovat a celý nástroj můžete ovládat přímo v prohlížeči. Pokud byste chtěli, tak je Caflou dostupné i jako mobilní aplikace. Podporovány jsou operační systémy Android a iOS. Obě verze jsme vyzkoušeli a byť nám připadají kvalitní, musíme říct, že s Caflou se nám nejlépe pracovalo na desktopu a mobilní aplikaci bereme spíš jako takový doplněk.
💪 Jednoduchost používání - 9/10
Používání nástroje Caflou je snadné. Hned po registraci na vás čeká úvodní video tutoriál, který vám během dvou minut představí základní funkce a uvede vás do toho, jak Caflou funguje. Pokud budete potřebovat další pomoc, na stránkách Caflou najdete takzvanou Akademii, ve které najdete další vzdělávací materiály. Najdete tam jak vysvětlení jednotlivých funkcí, tak i různá videa a webmináře.
Podle našeho názoru si ale bohatě vystačíte s krátkým úvodním video tutoriálem. Aplikace Caflou je totiž přehledná a jednoduchá a neměli byste v ní narazit na nic, co by vás zaskočilo.
Pokud byste se v začátcích používání tohoto nástroje chtěli spojit s někým z Caflou a pobavit se o jednotlivých funkcích nebo o nastavení vašeho účtu, můžete tak učinit přímo v dashboardu. V něm se totiž nachází malé chatovací okénko, přes které můžete kontaktovat zákaznickou podporu.
💰 Cena - 9/10
Caflou nabízí celkem tři varianty předplatného. Jedna z nich je zdarma, zbylé dvě jsou placené.
| ŽELVA | KAPR | DELFÍN | |
|---|---|---|---|
| CENA | zdarma | 250 Kč měsíčně za uživatele | 350 Kč měsíčně za uživatele |
| POČET UŽIVATELŮ | maximálně 5 | neomezeně | neomezeně |
| AUTOMATIZACE | 2 procesy | 3 procesy | neomezeně |
| DATOVÝ PROSTOR | 100 MB | 25 GB | 50 GB |
| ÚVODNÍ KONZULTACE |  | 30 minut | 30 minut |
Pojďme se nyní na jednotlivé varianty podívat zblízka.
Tarif Želva
- cena: zdarma
- S tímto tarifem může Caflou používat maximálně 5 uživatelů. K dispozici vám budou všechny funkce Caflou. Také dostanete 100 MB datového prostoru a možnost automatizace až dvou procesů (díky automatizaci můžete ušetřit čas tím, že některé procesy nebudete muset vytvářet ručně).
Tarif Kapr
- cena: 250 Kč za jednoho uživatele na jeden měsíc
- S tímto tarifem může Caflou používat neomezený počet uživatelů. K dispozici budete mít všechny funkce a také budete moct vytvořit neomezený počet projektů, úkolů a dalších položek. K dispozici dostanete datový prostor o velikosti 25 GB. S tarifem Kapr získáte možnost automatizovat 3 procesy a také budete mít nárok na 30minutovou úvodní konzultaci, která vám pomůže s používáním Caflou.
Tarif Delfín
- cena: 350 Kč za jednoho uživatele na jeden měsíc
- S nejvyšším tarifem může Caflou používat neomezený počet uživatelů. Počet vytvořených projektů, úkolů a dalších položek není nijak omezený. S tarifem Delfín můžete vytvořit libovolný počet automatizací a také získáte 50 GB prostor pro vaše soubory a data. I s tímto tarifem máte nárok na úvodní 30minutovou konzultaci.
Další informace o jednotlivých tarifech najdete na stránkách Caflou.
Jak si ceny Caflou stojí ve srovnání s konkurencí?
- Projekťácký nástroj Monday.com (aktuální recenze, odkaz na vyzkoušení zdarma) vás vyjde na 10, 12 nebo 20 dolarů měsíčně za jednoho uživatele. Tarif za 12 dolarů měsíčně nabízí všechny prémiové funkce kromě funkce měření času, která je dostupná pouze u nejdražšího tarifu za 20 dolarů měsíčně.
- Nástroj pro správu obchodních kontaktů a leadů Pipedrive (aktuální recenze, odkaz na vyzkoušení zdarma) vás vyjde na 15 až 59 euro měsíčně za jednoho uživatele.
- Za projekťácký nástroj TeamGantt (aktuální recenze, odkaz na vyzkoušení zdarma) zaplatíte 24,95 dolarů měsíčně nebo 29,95 dolarů měsíčně za jednoho uživatele. Dražší tarif obsahuje navíc funkci měření času.
V přepočtu na české koruny tak Caflou nabízí daleko lepší ceny než jeho zahraniční konkurenti. A to navíc umí věci, které jeho zahraniční konkurence nenabízí - například Monday.com sice umí projektový management, ale nepomůže vám s řízením firemní ekonomiky. Nástroj Pipedrive umí spravovat obchodní kontakty, ale neobsahuje funkce pro projektový management. Caflou v sobě kombinuje všechno.
Jak hodnotíme ceny Caflou? Ceny nástroje Caflou jsou podle našeho názoru rozumně nastavené. Za 250 Kč nebo 350 Kč měsíčně za jednoho uživatele získáte nástroj, který vám bude umět pomoci v těch nejdůležitějších oblastech vašeho podnikání, a který vám ušetří práci i čas.
🤖 Možnosti propojení - 7/10
Caflou je možné propojit s aplikacemi třetích stran. V tuto chvíli je možné připojit tyto aplikace:
- Google kalendář - po propojení uvidíte všechny vaše úkoly z Caflou v kalendáři od Googlu.
- Google disk - po propojení budete moct na Caflou přidávat soubory přímo z Google disku.
- OneDrive - po integraci budete moct na Caflou přidávat soubory přímo z OneDrivu.
- Dropbox - stejným způsobem funguje i propojení se službou Dropbox.
- Xero, QuickBooks, Money S3, Pohoda - propojit můžete i tyto tuzemské a zahraniční účetní systémy a mít tak ještě větší kontrolu nad správou faktur.
Kladně hodnotíme to, že jde Caflou propojit s některými tuzemskými službami jako například s účetními systémy Pohoda a Money S3. Na druhou stranu je však potřeba říct, že na trhu existují nástroje, které lze propojit s daleko větším množstvím služeb a aplikací. Má to ale svůj důvod: Caflou je nástroj, který toho umí velkou spoustu, a tak není potřeba ho propojovat s takovým množstvím cizích služeb. Proto nechceme Caflou zbytečně ubírat body a hodnotíme ho v této disciplíně sedmi body z deseti.
Existuje navíc možnost, jak si do Caflou přidat další nástroje a služby. Nejde to sice udělat napřímo, ale můžete k tomu použít zahraniční službu Integromat. Díky té je možné Caflou propojit s dalšími aplikacemi.
🕹️ Zábavnost - 9/10
Caflou je zábavný nástroj. Nabízí hravý a moderní dashboard, ve kterém se dobře pracuje. Velmi sympatická je také vize firmy, která za Caflou stojí. Tým kolem Petra Macka vytváří z České republiky kvalitní a funkcemi nabitý nástroj, který šetří podnikatelům čas a energii.
Líbí se nám i to, že Caflou vzniknul původně jako amatérský projekt, ze kterého se postupně stal profesionální nástroj s tisícovkami zákazníků.
📧 Zákaznická podpora - 10/10
Zákaznická podpora služby Caflou je k dispozici přímo v uživatelském dashboardu, ve kterém najdete malé okénko s živým chatem. Ptát se tu můžete na cokoli, co vás ohledně Caflou zajímá.
Když jsme zákaznickou podporu přes živý chat zkoušeli, byli jsme s operátorem spojeni během několika vteřin a dostalo se nám vstřícné odpovědi na všechno, co nás zajímalo. Zákaznickou podporu služby Caflou tedy hodnotíme na jedničku.
✏️ Pro koho je vhodný nástroj Caflou
Caflou je skvělým pomocníkem, který se hodí do malých i velkých firem. Nezáleží přitom na tom, jestli máte startup, eshop nebo reklamní agenturu - Caflou dokáže pomoci všem firmám, pro které je důležitá efektivita a týmová spolupráce.
Nejvíce Caflou vytěžíte v případě, kdy využijete všech jeho funkcí. V takovém scénáři se z Caflou stane digitální středobod vaší firmy, ze kterého budete moct pohodlně spravovat nové projekty, cashflow i spoustu dalších věcí.
✅ Závěrečné hodnocení - 9/10
Byť je Caflou poměrně nenápadnou službou, jedná se o jeden z nejlepších nástrojů pro řízení firemních procesů. Caflou nabízí velmi férové ceny, přehledné a příjemné uživatelské prostředí, velkou spoustu funkcí a úžasnou zákaznickou podporu.
Nasazení Caflou do vaší firmy vám může ušetřit velké množství času a energie. Žádné velké nedostatky jsme během testování tohoto nástroje neobjevili, a tak vám Caflou můžeme upřímně doporučit.
Bonus: Q&A s Petrem Mackem, zakladatelem Caflou
Připravili jsme si pro vás krátký rozhovor se zakladatelem firmy Caflou, Petrem Mackem.
Jaká byla úvodní myšlenka, která vedla k založení Caflou? Jaký problém jste chtěli vyřešit?
Původní myšlenkou bylo vytvořit si pro svoji malou digitální agenturu firemní systém na míru. Systém, který by na jednom místě propojil firemní procesy, které jsme doposud řešili na papíře, v Excelu nebo třeba v několika oddělených aplikacích, ať už se jednalo o evidenci zákazníků, řízení zakázek, vykazování práce, fakturaci nebo stěžejní řízení cash flow. Chtěli jsme malým firmám odstranit z jejich procesů chaos, neprovázanost a nepropojenost dat. Nakonec se z Caflou vyklubal komerční projekt.
Jaká je dlouhodobá vize Caflou a v čem vidíte jeho největší výhody pro vaše zákazníky?
Caflou je firemní systém pro malé firmy, se kterým získají kontrolu nad výkonem a ekonomikou své firmy, týmů a zakázek. Ten důraz na výkon a ekonomiku nás odlišuje a tuto stránku řízení budeme jen posilovat.
Největší výhodou Caflou je, že logicky, online a na jednom místě propojuje firemní zákazníky, projekty, úkoly, výkazy, cash flow, faktury, nabídky nebo objednávky. Právě pro malé firmy takovéto systémy k dispozici nejsou, firmy buď používají mnoho oddělených aplikací nebo musí sáhnout po systémech určených pro větší firmy.
Na co jste ve vaší firmě nejvíc pyšný?
Jsem pyšný na to, že budujeme praktický produkt, který opravdu pomáhá stovkám firem se lépe řídit. Že jim dává do ruky nástroje, které jsou pro ně praktické, že jim pomáháme soustředit se na oblasti, které se často opomínají, jako je např. řízení cash flow firmy nebo i projektů, jako je důraz na výkon nebo vytížení jejich týmů, a že je v těchto oblastech i vzděláváme (viz naše Caflou akademie) a oni o to vzdělávání stojí.
