Znáte to – zákazník zaplatil zboží, které ale ve skladu není už třetí den. Důvod? Tabulku se zásobami po prodeji nikdo neaktualizoval. Přesně tady začíná dávat smysl propojení e-shopu s ERP. Dnešní ERP systémy si navíc mohou dovolit i obchody, které balí zásilky v garáži. Přečtěte si, kdy se přechod vyplatí a jak při výběru nešlápnout vedle.

Přeprodané zboží přitom bývá jen prvním varováním. Za ním následují chybné faktury, zapomenuté objednávky a večery strávené srovnáváním tabulek, které si navzájem protiřečí. Než se pustíme do léčby, pojďme si ujasnit, co vlastně zkratka ERP znamená.

Co je ERP systém a proč už nepatří jen do výrobních hal

Zkratka ERP pochází z anglického Enterprise Resource Planning, tedy plánování podnikových zdrojů. ERP systém si představte jako jednu společnou databázi, nad kterou běží moduly pro sklad, prodej, fakturaci či účetnictví. Každý údaj zadáte jen jednou a všechny části s ním okamžitě počítají.

Tento typ softwaru vyrostl v továrnách, kde původně hlídal materiál a výrobní plány. Dodnes si jej většina lidí spojuje s velkými podniky a značkami typu Oracle. Pokud by vás zajímalo více, podrobný výklad včetně historie a postupu výběru najdete zde. 

ERP pro e-shop ovšem stojí v zásadě na stejném principu jako řešení pro strojírenský závod, mění se jen měřítko a cenovka (k výrazně přijatelnější cifře než jak je tomu u výrobních firem).

Tři nástroje, tři různé pravdy – provoz e-shopu bez propojení

Menší e-shop obvykle přibírá nástroje postupně. Objednávky sbírá administrace e-shopové platformy, například Shoptetu, zásoby hlídá sdílená tabulka a faktury vystavuje samostatný fakturační program. Každý nástroj svou práci odvede, jenže o ostatních nemá tušení.

Roli spojovacího článku tudíž hrajete vy. Ráno přepíšete objednávky do tabulky, odpoledne opravíte stavy zásob a večer dohledáváte, proč faktura nesedí s platbou. Při hrstce objednávek denně to zvládnete u kávy. S desítkami objednávek už přepisování spolkne hodiny a chyby se množí rychleji než reklamace po Vánocích:

  • přeprodané zboží – e-shop nabízí kus, který sklad dávno vydal,
  • chybná expedice – do balíku putuje jiná varianta, než jakou si zákazník objednal,
  • nesoulad v dokladech – faktura uvádí jinou cenu či adresu než objednávka.

Propojení e-shopu s ERP nutnost ručního mezičlánku odstraní. Objednávka sama odečte zboží ze skladu, vytvoří doklad a předá podklady k expedici.

Proč se ERP systém dost možná vejde do rozpočtu menších e-shopů

Ještě před pár lety znamenalo ERP vlastní server, nákladné licence a měsíce zavádění. Cloud tuhle rovnici přepsal. Software běží u poskytovatele, vy platíte zpravidla měsíční předplatné podle počtu uživatelů a o aktualizace i zálohy se stará dodavatel. K systému se přihlásíte z kanceláře, ze skladu i z mobilu na veletrhu.

Firmy na tento model slyší. Podle Českého statistického úřadu využívalo v roce 2025 placené cloudové služby 55 % podniků s deseti a více zaměstnanci. ERP používala polovina všech podniků této velikosti, mezi velkými firmami dokonce 93 % (zdroj). Firmy do deseti zaměstnanců šetření nesleduje, jenže právě těm cloud otevřel dveře, na které dříve klepali marně. Zázraky na počkání ovšem nečekejte – i cloudové řešení potřebuje čas na nastavení a přenos dat ze starých tabulek.

Jak vybrat ERP pro e-shop – tři věci, které rozhodují

Nabídka je široká a obchodníci vám pokaždé rádi naslibují hory doly (a někdy přihodí i „černý les“ jako bonus). Při výběru se proto držte tří kritérií:

  • propojení s vaší platformou – ověřte si, že dodavatel nabízí hotový konektor pro váš e-shop a že přenáší objednávky, stavy skladu i ceny oběma směry, ideálně bez programátora na zakázku;
  • cena podle velikosti byznysu – ptejte se, kolik zaplatíte dnes a kolik při dvojnásobku objednávek – plaťte jen za moduly, které opravdu využijete;
  • jednoduchost zaškolení – vyžádejte si zkušební verzi a nechte v ní kolegu ze skladu vyřídit jednu objednávku od začátku do konce.

Pokud si s ní poradí za odpoledne bez manuálu, máte favorita.

První krok vás nestojí ani korunu

Vezměte si papír a týden si čárkujte, kolikrát přepíšete stejný údaj z jednoho nástroje do druhého. Výsledný počet čárek vám o tom, zda už ERP systém potřebujete, poví víc než sebelepší ceník. A pokud čárek napočítáte desítky, víte, čemu věnovat příští volné odpoledne.