odoist patří mezi nejoblíbenější aplikace pro správu projektů a úkolů. Používají ho jak firmy, tak jednotlivci. V dnešním článku se na tuto službu podrobně podíváme. Pojďme na to!
🛡️ Důvěryhodnost služby Todoist - 10/10
Todoist vznikl v roce 2007. Vymyslel ho mladík jménem Amir Salihefendić, který v té době studoval univerzitu v Dánsku a potřeboval si lépe zorganizovat svůj čas, který musel dělit mezi školu a několik brigád. A tak naprogramoval jednoduchou aplikaci, kterou pojmenoval Todoist. Salihefendiće napadlo, že by si nástroj nemusel nechávat pro sebe, a mohl by ho nabídnout i dalším lidem, kteří si potřebují lépe organizovat svůj čas.
Z Todoistu se postupem let stal hit a dnes tento nástroj patří mezi nejpoužívanější a nejoblíbenější aplikace pro produktivitu a správu úkolů. A Salihefendić? Z toho je dnes miliardář, který řídí firmu Doist, která Todoist provozuje.
K dnešnímu dni bylo v Todoistu vytvořeno více než 1,5 miliardy úkolů a více než 150 milionů projektů. Todoist je tedy důvěryhodná firma, která má pevné základy a dlouholetou tradici.
📊 Funkce - 8/10
Základní funkcí Todoistu je správa vašich projektů a úkolů. Tyto úkoly mohou být buď pracovní, anebo do Todoistu můžete přidávat věci, které se týkají vás osobně. Todoist si můžete představit jako takový chytrý kalendář - můžete si do něj nahrát všechno, co je v budoucnu potřeba udělat, a jednotlivé úkoly můžete opatřit poznámkami, termíny nebo k nim můžete přidat různé soubory.
Vedle správy projektů a úkolů nabízí Todoist další doplňkové funkce:
- delegování úkolů na kolegy - k úkolům můžete pozvat kolegy a nastavit, kdo bude za splnění úkolu zodpovědný.
- priority - u úkolů můžete nastavit čtyři různé stupně priority. Ve vašem přehledu pak uvidíte, které úkoly jsou pro daný den nejdůležitější.
- oznámení - Todoist vám dá vědět, jakmile někdo například přidá komentář nebo dokončí úkol.
- Todoist karma - za dokončování úkolů budete dostávat body. Todoist vás tímto způsobem motivuje být více produktivní.
- vizualizace produktivity - můžete si nechat zobrazit denní a měsíční pokrok v barevně odlišených grafech.
Todoist je trochu jiný než ostatní nástroje pro projektový management. Tyto nástroje většinou nabízejí velký počet funkcí. Todoist se však soustředí jen na ty nejdůležitější funkce, a ty má dotažené k dokonalosti.
Musíme říct, že této strategii rozumíme. Todoist se profiluje jako jednoduchý a minimalistický nástroj. Cílí na uživatele, kteří chtějí jednoduchou a funkční službu. Pro takové uživatele je Todoist skvělý. A pro všechny ostatní uživatele, kteří potřebují pokročilé funkce, jsou tu nástroje jako ClickUp, Monday.com nebo Teamwork.
⚙️ Uživatelské prostředí - 10/10
Všechny důležité věci na Todoistu se odehrávají ve vašem uživatelském dashboardu. Najdete tam jak seznam všech projektů a úkolů, tak i jednotlivé funkce. Dashboard je přehledně rozdělený - vlevo najdete seznam projektů a také štítky a filtry, přes které můžete projekty vyhledávat. Vpravo před vámi pak vidíte seznam jednotlivých úkolů.
Přidání projektu či úkolu funguje jednoduše a vyřídíte ho jedním klikem. Stačí kliknout na tlačítko “+”. Správa úkolů funguje také jednoduše. Stačí kliknout na konkrétní úkol a můžete si u něj nastavit věci jako například deadline či prioritu.
Todoist je velmi minimalistická služba a platí to i pro její dashboard. Všechno je jasné a přehledné. V dashboardu je hodně místa a při používání aplikace se vám nestane, že byste byli zahlceni, nebo že by na vás služba chrlila příliš mnoho informací.
Uživatelské prostředí Todoistu tedy hodnotíme na výbornou. Velkou výhodou Todoistu také je, že dashboard je kompletně v češtině. To u podobných nástrojů nebývá zvykem.
Na jakých platformách je možné používat Todoist? Většina uživatelů používá Todoist v internetovém prohlížeči. Todoist si ale můžete stáhnout i jako aplikaci do počítače a mobilu. Podporovány jsou všechny velké platformy jako Windows, Mac, iOS a Android. Během testování tohoto nástroje jsme zjistili, že Todoist není náročný na výpočetní výkon, takže ho bez problému rozjedete i na starších strojích.
💪 Jednoduchost používání - 9/10
Todoist je velmi jednoduchý a podle našeho názoru ho zvládne používat každý, kdo umí alespoň trochu zacházet s počítačem a s internetem. Když jsme Todoist testovali, porozuměli jsme fungování aplikace během několika minut a rychle jsme si na ni zvykli.
Pro používání Todoistu pravděpodobně nebudete potřebovat číst žádné návody nebo sledovat tutoriály, nástroj je totiž opravdu jednoduchý. Pokud byste přeci jen potřebovali s něčím pomoct, najdete na oficiálních stránkách služby Centrum nápovědy, kde jsou k dispozici články o tom, jak s Todoistem začít a jak ho správně používat. Velké množství tutoriálů je možné najít i na YouTube.
V jednoduchosti používání patří Todoist mezi špičku trhu. Vyrovnají se mu pouze nástroje jako ClickUp, Monday.com nebo MeisterTask. Naopak nástroje jako Wrike nebo Teamwork jsou o něco složitější a nebude se vám s nimi pracovat tak dobře jako s Todoistem.
💰 Cena - 10/10
Todoist můžete používat zdarma v rámci takzvaného Free plánu. S tímto plánem můžete spravovat až 80 projektů a do každého projektu může být zapojeno až pět lidí. Pokud budete chtít Todoist používat bez omezení a se všemi jeho prémiovými funkcemi, je potřeba si pořídit placené předplatné.
| FREE | PREMIUM | BUSINESS | |
|---|---|---|---|
| CENA | zdarma | 4 dolary měsíčně za uživatele | 6 dolarů měsíčně za uživatele |
| CENA PŘI ZÁVAZKU NA JEDEN ROK | zdarma | 3 dolary měsíčně za uživatele | 5 dolarů měsíčně za uživatele |
| PROJEKTŮ | až 80 | až 300 | až 500 |
| UŽIVATELŮ NA PROJEKT | až 5 | až 25 | až 50 |
| ZÁKLADNÍ FUNKCE |  | | |
| PRÉMIOVÉ FUNKCE |  | | |
| TÝMOVÁ SCHRÁNKA | | | |
| RŮZNÉ ÚROVNĚ PŘÍSTUPU | | | |
Pojďme se nyní na jednotlivé plány podívat zblízka.
FREE
- cena: zdarma
- Tento plán nabízí základní funkce pro správu projektů a úkolů. S tímto plánem je možné si u úkolů nastavit priority a je také možné si Todoist propojit se službami třetích stran. Prémiové funkce jako připomenutí úkolů, komentáře a nahrávání souborů, štítky, filtry či šablony nejsou k dispozici.
PREMIUM
- cena: 4 dolary měsíčně za jednoho uživatele (nebo 3 dolary měsíčně při závazku na jeden rok)
- S předplatným PREMIUM můžete spravovat až 300 projektů. V každém projektu může být zapojeno až 25 lidí. S tímto předplatným získáte přístup k prémiovým funkcím, mezi které patří například připomenutí úkolů, možnost přidávat k úkolům komentáře a soubory nebo možnost přidávat štítky a filtry. S předplatným PREMIUM si také můžete nastavit různé šablony a budete mít nárok na prioritní zákaznickou podporu.
BUSINESS
- cena: 6 dolarů měsíčně za jednoho uživatele (nebo 5 dolarů měsíčně při závazku na jeden rok)
- Nejvyšší varianta předplatného umožňuje přidat na Todoist až 500 projektů. V každém projektu může být aktivních až 50 členů týmu. Vedle všech funkcí, které nabízí tarif PREMIUM, získáte navíc týmovou schránku na Todoistu pro vás a členy vašeho týmu, různé úrovně přístupu se správcovskými a členskými profily a týmové účtování pro snazší platby za služby Todoistu.
Jak hodnotíme ceny Todoistu? Todoist patří mezi nejlevnější nástroje pro produktivitu a správu projektů. Je výrazně levnější než všichni jeho konkurenti. Zaujal nás také bezplatný tarif Free, který má sice několik omezení, ale jinak nabízí skvělé parametry.
Pokud budete chtít Todoist využívat naplno a bez omezení, podle našeho názoru vám bude bohatě stačit předplatné PREMIUM za 4 dolary měsíčně. Předplatné BUSINESS za 6 dolarů nabízí funkce, které využije jen velmi malé procento uživatelů.
Jak si Todoist cenově stojí oproti svým konkurentům?
- Nástroj ClickUp (aktuální recenze, odkaz na vyzkoušení zdarma) nabízí tarif za 9 dolarů měsíčně za jednoho uživatele. Za tyto peníze získáte přístup ke všem funkcím.
- Projekťácký nástroj Monday.com (aktuální recenze, odkaz na vyzkoušení zdarma) vás vyjde na 10, 12 nebo 20 dolarů měsíčně za jednoho uživatele.
- Nástroj Paymo (aktuální recenze, odkaz na vyzkoušení zdarma) vás vyjde na 11,95 dolarů měsíčně nebo na 18,95 dolarů měsíčně za jednoho uživatele. Tarify se liší v tom, že ten dražší obsahuje navíc funkci Gant Charts, která vám ukáže všechny úkoly na časové ose a zobrazí vám, jak jsou spolu úkoly navzájem propojené.
🌄 Šablony - 10/10
Pokud si u Todoistu zakoupíte placené předplatné, budete si moct vybrat z bohaté nabídky šablon. Tyto šablony mají za cíl přizpůsobit uživatelské prostředí na míru vašim potřebám.
Pokud například budete Todoist používat pro správu obsahu, můžete si vybrat šablonu nazvanou “Content Calendar”. Pokud pracujete jako Event Manager, můžete si zvolit šablonu pro “Event Planning”. Šablony jsou vždy přizpůsobené na míru, takže šablona Content Calendar například obsahuje měsíční kalendář, do kterého si můžete zaznamenat konkrétní obsahové plány. Šablona pro Event Planning zase obsahuje seznam všeho, co je potřeba zařídit před konkrétními eventy (jako například catering, speakery, účastníky, afterparty a tak dále).
Výběr šablon je opravdu velký a Todoist patří v této disciplíně mezi nejlepší nástroje na trhu. Najdete na něm například šablony pro:
- vydávání příspěvků na sociální sítě
- launch nových produktů
- produktové roadmapy
- plánování featur
- cíle na konkrétní rok
- trackování bugů
- onboarding nových zaměstnanců
Vedle šablon pro pracovní záležitosti jsou na Todoistu k dispozici i šablony pro osobní život. Najdete tam například šablony pro plánování svatby, plánování dovolené, stěhování nebo šablonu pro plánování diety a jídelníčku.
Šablony mohou být opravdu užitečné a mohou vám ušetřit spoustu času a práce. Pokud budete chtít šablony používat, stačí v dashboardu Todoistu kliknout na tlačítko “?” umístěné poblíž ikonky vašeho profilu. Poté si vyberete šablonu, která vám bude nejvíce vyhovovat, a volbu potvrdíte.
🤖 Možnosti propojení - 10/10
Todoist si můžete propojit s aplikacemi třetích stran. V tuto chvíli je možné si Todoist napřímo propojit s desítkami služeb. Mezi ty nejoblíbenější patří:
- Alexa - po propojení budete moct úkoly na Todoistu spravovat hlasem pomocí zařízení Echo od Amazonu.
- Dropbox - po propojení budete moct přidávat soubory na Todoist přímo z vašeho účtu na Dropboxu.
- Gmail - po propojení budete moct z vaší emailové pošty na Gmailu vytvářet úkoly v Todoistu.
- Google kalendář - díky integraci se vaše úkoly z Todoistu zobrazí ve vašem Google kalendáři.
- Microsoft Teams - z konverzací v Microsoft Teams budete moci vytvářet úkoly v Todoistu.
- Slack - stejným způsobem budete moct vytvářet úkoly z konverzací na Slacku.
… a další
Možnosti propojení se službami třetích stran jsou u Todoistu dostatečně široké a žádná významná služba v nabídce nechybí. Pokud narazíte na nějakou méně známou aplikaci, kterou byste chtěli propojit, a která nejde propojit napřímo, můžete ji s Todoistem propojit prostřednictvím nástroje Zapier. Ten umožňuje integraci s dalšími tisícovkami různých aplikací.
Všechno nastavení týkající se propojení aplikací se provádí v sekci "Integrace", kterou najdete po kliknutí na ikonku vašeho profilu.
🕹️ Zábavnost - 10/10
Nástroj Todoist nás během testování opravdu bavil a přijde nám stejně tak zábavný jako lídři trhu, kterými jsou ClickUp a Monday.com. Todoist nabízí skvělý a jednoduchý dashboard, ve kterém se dobře pracuje.
Vedle toho má Todoist velmi silnou firemní kulturu. Pokud se podíváme na jeho web, zjistíme, že ve firmě pracují lidé celkem 41 různých národností. Firma tedy podporuje diverzitu. Navíc pravidelně posílá určité procento svých tržeb na charitu a v minulosti takto přispěla organizacím jako Lékaři bez hranic, Heifer International, Charity Water či Malala Fund.
Todoist se navíc mezi lídry trhu vypracoval sám a firma nikdy nenabrala žádnou externí investici. Všechen úspěch je tedy zásluhou zakladatele Todoistu Amir Salihefendić a jeho týmu, což na firmě obdivujeme.
📧 Zákaznická podpora - 8/10
Todoist nabízí zákaznickou podporu přes email. Pokud si zaplatíte placené předplatné, budou vaše požadavky vyřízeny prioritně. Možnost kontaktovat zákaznickou podporu je na webu Todoistu trochu skrytá - je potřeba zaskrolovat úplně dolů k patičce a kliknout na Centrum nápovědy. Poté musíte znovu zaskrolovat dolů a kliknout na pole Kontaktujte nás.
Když jsme zákaznickou podporu Todoistu testovali, ozvali se nám z firmy do druhého pracovního dne. Agent zákaznické podpory byl milý a odpověděl na všechno, co nás zajímalo.
Zákaznická podpora Todoistu je kvalitní a spolehlivá. Je pouze škoda, že firma nenabízí nějakou rychlejší možnost, jak ji kontaktovat, například prostřednictvím živého chatu.
✏️ Pro koho je vhodný nástroj Todoist
Todoist je skvělý nástroj, který má využití v mnoha oblastech. Můžete ho používat jako firemní nástroj pro projektový management a spravovat v něm vaše projekty a úkoly. Todoist je ale možné používat i pro osobní potřeby - dobře se v něm plánují klasické věci a běžná denní agenda. Todoist funguje velmi dobře i jako osobní kalendář, do kterého si můžete zapsat důležité věci a plány, kterým bude v budoucnu potřeba věnovat pozornost.
✅ Závěrečné hodnocení - 9/10
Todoist patří mezi nejlepší nástroje pro produktivitu, jaké jsme kdy testovali. Nabízí skvělé ceny, velký výběr šablon a široké možnosti propojení se službami třetích stran.
Za zmínku také stojí jeho uživatelské prostředí, které je minimalistické a jednoduché a velmi dobře se v něm pracuje. Žádné velké nedostatky jsme během testování Todoistu neobjevili, a tak vám můžeme tento nástroj upřímně doporučit.
