R

ádi byste si do vaší firmy pořídili nástroj, který by vám pomohl se správou projektů a úkolů, ale nejste si jisti tím, který vybrat? Tak právě pro vás je určený dnešní článek. Společně se podíváme na to, co všechno by měl takový správný projekťácký nástroj umět a přidáme i tipy na aplikace, které jsme vyzkoušeli, a se kterými máme ty nejlepší zkušenosti.

Před výběrem ideálního projekťáckého nástroje byste si měli položit tyto otázky:

  1. Co všechno od nástroje očekávám a jaké funkce budu potřebovat?
  2. Zvolím mezinárodní službu, nebo raději české řešení?
  3. Kolik jsem ochotný zaplatit?
  4. Budu chtít nástroj propojit s aplikacemi a službami, které v práci používám?

Pojďme si nyní otázky projít jednu po druhé.

‍Co všechno od nástroje očekávám a jaké funkce budu potřebovat?‍

Projekťácký nástroj = snazší a efektivnější správa projektů a úkolů. Tato rovnice by měla platit vždy. Přehledná a jednoduchá správa úkolů je tou nejdůležitější funkcí každého projekťáckého nástroje. Jako majitel firmy totiž potřebujete, aby si vaši zaměstnanci nástroj oblíbili, a aby se jim v něm dobře pracovalo. V opačném případě se z nástroje pro projektový management stane koule u nohy vaší firmy.

Nástroj, který se bude všem členům týmu dobře používat, poznáte snadno. Už při úvodním testování se v něm budete cítit jako doma. Budete okamžitě chápat, jak všechno funguje, a jak se přidávají a spravují jednotlivé projekty a úkoly. Nebudete si muset číst žádné návody nebo sledovat tutoriály - bude vám prostě jasné, že tohle je “to ono”.‍

Jaké nástroje v nás při testování vyvolaly tento pocit?

Vedle základní funkce správy projektů a úkolů nabízejí projekťácké nástroje další více či méně užitečné funkce. Tohle je seznam funkcí, které nám připadají důležité, a které by rozhodně měl umět i váš nástroj:‍

  • ‍měření času - s touto funkcí si budete moct změřit čas, který strávíte prací na konkrétních úkolech.‍
  • kanban board - s touto funkcí si budete moct úkoly rozřadit do přehledných kategorií - například do kategorie “Nové úkoly”, “Rozpracované úkoly” či “Hotové úkoly”.
  • ‍notifikace - každý projekťácký nástroj by měl umět funkci notifikací, která vás upozorní na aktivitu a změny u vašich projektů.‍
  • gantt chart - tato funkce vám umožní zobrazit si úkoly na přehledné časové ose. Také vám ukáže, jak jsou spolu úkoly navzájem propojené.‍
  • kalendář - v kalendáři najdete seznam všech vašich úkolů a také termíny, do kdy mají být úkoly dokončeny.‍
  • reporty - správný projekťácký nástroj by vám měl umět ukázat reporty a statistiky.‍
  • přidávání souborů, poznámek a deadlinů - aby byla týmová spolupráce na projektech opravdu efektivní, je potřeba, abyste mohli k projektům a úkolům přidávat soubory, poznámky a termíny dokončení.

Většinu výše zmíněných funkcí nepoužijete hned. Rozhodně se vám ale můžou hodit někdy v budoucnu. Pokud bychom měli vypíchnout jednu funkci, která je absolutně nezbytná, byla by to funkce měření času. S touto funkcí snadno změříte, kolik času jste strávili prací na konkrétních úkolech. To se může hodit, například pokud pracujete na projektech pro externí klienty a potřebujete měřit a fakturovat odpracované hodiny.

Které projekťácké nástroje umí všechny zmíněné funkce?

Zvolím mezinárodní službu, nebo raději české řešení?

‍Trh s projekťáckými nástroji dnes ovládají hlavně mezinárodní hráči. Jedná se o velké a silné firmy, které svůj produkt nabízejí po celém světě. Pokud si nástroj pro projektový management zakoupíte od nich, má to několik výhod, ale také jednu nevýhodu.‍

Jaké jsou výhody?

  • Produkt bude prověřený stovkami tisíc uživatelů z celého světa.
  • Mezinárodní nástroje pro projektový management většinou do vývoje investují velké peníze, takže je slušná šance, že bude produkt kvalitní a vyladěný.‍

A jaká je nevýhoda?

  • Mezinárodní nástroje pro projektový management většinou neumějí česky a jejich rozhraní je pouze v angličtině a dalších nejpoužívanějších jazycích.

Pokud vy a váš tým angličtinu skvěle ovládáte, nemusíte se bát a můžete v klidu sáhnout po některém z těchto mezinárodních nástrojů:

Pokud je pro vás ale nezbytné, aby projekťácký nástroj uměl česky a nabízel české uživatelské rozhraní, doporučujeme se raději podívat po tuzemských službách. Z těch, které jsme vyzkoušeli, doporučujeme zejména tyto dvě:

Kolik jsem ochotný zaplatit?‍

Kolik vůbec dnes stojí nástroje pro projektový management? Ceny se většinou pohybují od 10 do 30 dolarů měsíčně za každého uživatele. V přepočtu tedy od 220 Kč do 660 Kč měsíčně za člověka.

Nástroje pro projektový management většinou nabízejí několik cenových tarifů. Tarify se mezi sebou liší zejména počtem funkcí, které vám budou k dispozici. Obvykle to bývá tak, že základní funkce pro projektový management jako přidávání a správa úkolů jsou součástí i toho nejlevnějšího tarifu. Prémiové funkce jako například funkce měření času nebo funkce Gantt chart jsou většinou dostupné pouze u dražších tarifů.

Takto vypadají ceny jednotlivých nástrojů seřazené od nejlevnějšího po ty nejdražší:

  • Freelo - cena: od 590 Kč do 2 900 Kč měsíčně. U Freela neplatíte za každého uživatele, ale koupíte si jedno předplatné pro celou firmu. Uživatelů pak můžete pozvat neomezený počet. Všechny funkce jsou u Freela dostupné i u toho nejlevnějšího tarifu.
  • ClickUp - cena: od 9 do 19 dolarů měsíčně za každého uživatele. Všechny funkce jsou u ClickUpu dostupné i u toho nejlevnějšího tarifu.
  • Caflou - cena: od 250 Kč do 350 Kč měsíčně za každého uživatele. Všechny funkce jsou u Caflou dostupné i u toho nejlevnějšího tarifu.
  • Monday.com - od 10 do 20 dolarů měsíčně za každého uživatele. Funkce měření času a Gantt chart jsou dostupné pouze u vyšších tarifů.
  • MeisterTask - cena: od 8,25 euro do 20,75 euro měsíčně za každého uživatele. Všechny důležité funkce jsou dostupné u obou tarifů.
  • Paymo - cena: od 11,95 do 18,95 dolarů měsíčně za každého uživatele. Funkce Gantt chart je dostupná pouze u dražšího tarifu.
  • TeamWork - cena: od 12,5 euro do 22,5 euro měsíčně za každého uživatele. Všechny důležité funkce jsou součástí obou tarifů.
  • Hive - cena: 16 dolarů měsíčně za každého uživatele. V tomto tarifu najdete všechny funkce.
  • Wrike - cena: od 9,8 dolarů do 24,8 dolarů měsíčně za každého uživatele - předplatné je ale potřeba si zaplatit minimálně na jeden rok dopředu! Vyšší tarif obsahuje navíc funkci měření času.
  • TeamGantt - cena: od 24,95 do 29,95 dolarů měsíčně za každého uživatele. Funkce měření času je dostupná pouze u nejvyššího tarifu. ‍

Budu chtít nástroj propojit s aplikacemi a službami, které v práci používám?‍

Nástroje pro projektový management mají jednu speciální vlastnost - je možné si je napřímo propojit s vašimi oblíbenými aplikacemi a získat tímto propojením nové výhody.

‍Jak to funguje? Ukažme si to na příkladu propojení se službou Slack. Po propojení budete moct z konverzací ve Slacku vytvářet úkoly, které se přesunou do vašeho projekťáckého nástroje. Celé to bude díky propojení fungovat jednoduše a na několik kliknutí.

Podobným způsobem se dá projekťácký nástroj propojit i s dalšími službami. Nejčastěji se takto propojuje:

  • ‍Gmail - po propojení budete moct vytvářet úkoly do vašeho projekťáckého nástroje přímo v rozhraní Gmailu.‍
  • Google kalendář - díky propojení s Google kalendářem uvidíte ve vašem kalendáři od Googlu úkoly s deadliny z vašeho projekťáckého nástroje.‍
  • Dropbox - díky propojení můžete do vašeho projekťáckého nástroje přidávat soubory rovnou z DropBoxu.‍
  • OneDrive - stejným způsobem funguje i propojení s úložištěm od Microsoftu, službou OneDrive.‍
  • Microsoft Teams - v dashboardu Microsoft Teams si budete moct zobrazit úkoly z vašeho nástroje pro projektový management.‍
  • Zoom - Zoom budete moct ovládat v dashboardu vašeho projekťáckého nástroje a například z něj hostovat vaše video cally.

Vedle přímého napojení na cizí aplikace a služby bude také fajn, když se váš nástroj pro projektový management bude kamarádit se službami Integromat či Zapier. Přes tyto dvě aplikace jde totiž napojit další tisícovky různých služeb.

Které projekťácké nástroje jsou nejlépe připraveny na napojení s vašimi oblíbenými aplikacemi?

  • ClickUp - nabízí přímé propojení s více než 45 nejoblíbenějšími službami. Další služby je možné napojit přes nástroj Zapier.
  • Monday.com - podporuje přímé propojení s desítkami aplikací a služeb. Další služby je možné napojit přes Zapier.
  • Teamwork - Teamwork je možné propojit s těmi nejznámějšími a nejoblíbenějšími aplikacemi, další propojení je možné přes nástroj Zapier.
  • MeisterTask - také MeisterTask nabízí široké možnosti přímého propojení i podporu nástroje Zapier.‍

Klíčová otázka: Který nástroj vybrat?‍

Nyní už víte, jaké parametry jsou při výběru projekťáckého nástroje nejdůležitější, a co všechno by měl váš ideální nástroj umět. Tak jaký tedy vybrat? V tomto článku jsme zmínili velkou řádku nástrojů a služeb - přesto se ale najdou takové, které nad ostatními vyčnívají. Pokud všechny parametry zprůměrujeme a zaměříme se na služby, které excelují ve všech oblastech, dostaneme se k této vítězné trojce.

🏆 Vítěz: ClickUp

ClickUp je kometou, která si podmaňuje svět projekťáckých nástrojů. Tato firma vznikla teprve v roce 2017, ale za tu dobu se rychle propracovala mezi lídry oboru. Dnes je z ní jednorožec s hodnotou více než jedné miliardy dolarů. ClickUp aktuálně používá více než 200 000 firem a mezi nimi i ty nejprestižnější značky jako Netflix, Nike či Google.

Dashboard nástroje ClickUp je jednoduchý a přehledný. Je rozdělen na části nazvané Workspace, Spaces a Lists.
Dashboard nástroje ClickUp.

ClickUp nabízí skvělé a přehledné uživatelské prostředí a velké množství funkcí, které jsou dostupné i u základního tarifu za 9 dolarů měsíčně. Vedle toho nabízí skvělou zákaznickou podporu a široké možnosti propojení s aplikacemi a službami třetích stran.

VYZKOUŠEJTE CLICKUP ZDARMA

🥈 2. místo: Freelo

Freelo je český nástroj pro týmovou spolupráci, který patří mezi nejoblíbenější nástroje u nás. Freelo nabízí skvělé ceny - u tohoto nástroje totiž neplatíte za každého uživatele, ale pořídíte si jedno předplatné pro celou vaši firmu.

Uživatelské rozhraní služby Freelo. Menu je rozděleno na Dashboard, Projekty, Uživatele, Reporty, Kalendář a Měření času.
Dashboard nástroje Freelo.

Uživatelské prostředí Freela je přehledné, jednoduché a velmi dobře se v něm pracuje. Zákaznická podpora této služby je bez přehánění úžasná - a vedle emailu je navíc dostupná i na telefonu na českém čísle. Nevýhodou může být poměrně slabší nabídka propojení s cizími aplikacemi a službami (na druhou stranu Freelo podporuje propojení s tuzemskými nástroji jako Supportbox, Raynet či iDoklad, což konkurence neumí).

VYZKOUŠEJTE FREELO ZDARMA

🥉 3. místo: Monday.com

Monday.com patří mezi světově nejznámější a nejpoužívanější nástroje pro projektový management. Tato služba je na trhu už od roku 2012 a aktuálně ji používá přes 115 000 společností z celého světa - nechybí mezi nimi velká jména jako Adobe, Uber či L'Oréal Paris.

Dashboard nástroje Monday.com, ve kterém probíhá veškeré zadávání a managování úkolů. Dashboard je jednoduchý a přehledný.
Dashboard nástroje Monday.com.

Monday.com nabízí přívětivé uživatelské prostředí, bohatou nabídku funkcí a rozumné ceny. Vedle toho má Monday.com kvalitní zákaznickou podporu a velmi široké možnosti přímého propojení s oblíbenými aplikacemi a službami.

VYZKOUŠEJTE MONDAY.COM ZDARMA

Lukáš Martínek

ČLÁNKY AUTORA
O mně:
Recenzent webových nástrojů, milovník esportů a vášnivý hráč badmintonu. Zakladatel webu NástrojeProWeb.cz.